Relevant du directeur général, l’adjoint(e) administratif(ve) est chargé(e) d’appuyer le général/les opérations avec les procédures et processus administratifs quotidiens afin de faciliter le fonctionnement efficace de l’organisation.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Vous trouverez ci-dessous une liste des tâches et responsabilités essentielles de ce poste. Les tâches et le temps consacré à l’exécution de chaque tâche peuvent varier en fonction des besoins de l’entreprise.

FONCTIONS

Effectuer des tâches administratives générales, y compris, mais sans s’y limiter, répondre au téléphone et aux courriels.
Informer les parties internes et externes concernées des travaux liés aux clients nécessitant une attention particulière
Aider à la réception au besoin
Gardez l’espace de travail personnel propre et ordonné
Saisie de données/documents dans les systèmes de l’entreprise
Assurer la protection et la confidentialité de toutes les listes de clients et de toutes les informations et produits de travail internes exclusifs
S’acquitter de toutes autres tâches qui peuvent lui être confiées par le directeur général et/ou le directeur des opérations.

QUALIFICATIONS

Pour s’acquitter de ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’accomplir de manière satisfaisante chacune des tâches essentielles énumérées ci-dessus. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et des aptitudes requises. On s’attend à ce que les employés qui ne possèdent pas les exigences d’un emploi au moment de l’embauche acquièrent les compétences, les connaissances et les aptitudes requises dans un délai précis, tel qu’il a été convenu par écrit avec le directeur général. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour permettre aux personnes handicapées d’exercer les fonctions essentielles.

Exigences en matière de caractéristiques et d’aptitudes

Capacité à communiquer les attentes et les exigences à l’équipage et au personnel.
Compétences en communication efficace à l’écrit et à l’oral
Capacité à engager des conversations avec les clients pour répondre à leurs besoins et répondre à leurs attentes
Souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
Avoir fait preuve d’une saine éthique de travail
Capacité avérée à établir et à maintenir de solides relations de travail
Flexible, adaptable et capable de travailler efficacement dans une variété d’environnements
Travaille bien de manière autonome et dans un environnement d’équipe

Exigences en matière d’éducation

Scolarité requise : Diplôme d’études secondaires

Autre niveau d’études/certification/formation de préférence : s.o.

Exigences en matière d’expérience professionnelle

Expérience professionnelle requise : 1 à 3 ans dans une fonction administrative

Expérience professionnelle requise : s.o.

Exigences techniques

Equipement : Calculatrice, Ordinateur, Photocopieur, Téléphone, Fax

Logiciels : Word, Excel, Outlook, Direction, Systèmes informatiques appartenant à l’entreprise

Autre : Formation SIGDAM

Compétences

Responsabilisation - établit des normes de rendement pour lui-même ; assumer la responsabilité et l’obligation de rendre compte de la réussite des tâches ; encourage les autres à prendre leurs responsabilités.
Adaptabilité – traite les nouvelles situations ou les changements comme une occasion de croissance ; met l’accent sur les avantages du changement ; parle positivement du changement ; modifie efficacement son comportement et tente une nouvelle approche sans résistance.
Renforce la confiance et le respect – traite les gens avec dignité, respect et équité ; écouter les autres et tenir compte des opinions et des idées ; partage ses pensées, ses sentiments et la justification des décisions qu’il prend, agit avec intégrité.
Gérer le travail – gérer son temps et ses ressources pour s’assurer que le travail est accompli de manière efficace et efficiente ; alloue efficacement son temps à l’exécution des tâches, tout en tirant parti des ressources disponibles ; Reste concentré et évite les distractions de l’achèvement du travail.
Travail d’équipe – contribue à la création d’un environnement d’équipe positif ; soutient les réussites, reconnaît les réalisations ; fournit de la rétroaction ; fait preuve d’ouverture à l’égard des autres points de vue ; équilibre les responsabilités.

Condition de travail

Au bureau, le risque d’exposition à des conditions de travail défavorables est faible. Ce poste exige que la personne effectue des tâches occasionnelles dans un environnement d’entrepôt et qu’elle puisse être exposée occasionnellement à des changements de température et d’odeurs.

Compensation: 18,00 $ - 21,00 $ de l’heure

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