Relevant du directeur général, l’adjoint au gestionnaire de projet (EGR) aidera à planifier et à diriger les activités des projets de restauration afin de s’assurer que les objectifs sont atteints dans les délais prescrits. Cela comprend la gestion des lignes téléphoniques, la création d’emplois et la supervision des tâches administratives.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Voici une liste des tâches et responsabilités essentielles de ce poste. Les tâches et le temps consacré à l’exécution de chaque tâche peuvent varier en fonction des besoins de l’entreprise. ServiceMaster Restore se réserve le droit de modifier les tâches et les responsabilités à sa discrétion.

Planification

Mener à bien les projets ou les missions assignés tout en assurant la satisfaction du client grâce à un processus de restauration en temps opportun
Coordonner l’échéancier du GP, les calendriers de construction et de réparation, les calendriers des matériaux et communiquer les mises à jour aux intervenants.
Communiquer avec les clients et les fournisseurs au besoin pour les informer des mises à jour des projets et/ou des calendriers
Planifier des réunions et des visites de site pour le GP auprès des propriétaires, des experts en sinistres et des vendeurs spécialisés

Communications

Communiquer et coordonner les activités du projet entre le chef de projet, le personnel interne, l’équipe, les sous-traitants et les clients
Aviser le GP des réclamations nouvelles ou annulées en indiquant les dates, les délais et les détails des pertes
Recevoir et répondre en temps opportun à tous les appels entrants

Administration

Préparer des demandes de devis, des bons de commande, des bons de travail, des avis de commencement, des documents justificatifs pour la ventilation des coûts et d’autres documents pour les travaux, au besoin
Gérer les tâches administratives générales, y compris répondre au téléphone, répondre aux courriels et maintenir des systèmes de classement organisés.
Superviser la création de tâches, les notes de tâches et la documentation des tâches dans les systèmes de l’entreprise.
Préparer des rapports quotidiens sur les activités de l’équipage et fournir des mises à jour au gestionnaire des opérations.
Participer au processus de paie.
Coordination du processus de recrutement et d’embauche, processus d’intégration.
Coordonner et distribuer la communication pour les travaux liés aux clients (p. ex., clients, experts en sinistres, représentants d’assurance).
Assurer le bon déroulement du soutien administratif pour les opérations sur le terrain et au bureau.
Tenir à jour les dossiers de formation sur le SIMDUT et s’assurer que les certifications pertinentes du personnel sont à jour.
Collaborer avec le directeur des opérations pour planifier et coordonner les calendriers de formation.
Initier et mettre à jour les dossiers des clients, y compris la création de dossiers pour toutes les réclamations de devis, la tenue des dossiers des clients et s’assurer que tous les documents sont numérisés et comptabilisés.
Familiarisez-vous avec tous les logiciels de l’entreprise (Restore, Xact, Symbility, Encircle, Matterport, Drytrack, etc.).
Compiler des feuilles de coûts de travail précises à des fins comptables sur la base des estimations effectuées par le chef de projet, des feuilles de coûts et des bons de commande
Remplissez le formulaire de facturation dans le format requis et distribuez-le en temps opportun
Initier et mettre à jour les dossiers des clients, y compris la création de dossiers pour toutes les réclamations de devis, la tenue des dossiers des clients et s’assurer que tous les documents sont numérisés et comptabilisés.
Documentez les détails de tous les autres événements majeurs dans le cadre du projet, y compris les urgences, les portées, les estimations, les lettres aux clients et aux experts en sinistres, conformément aux directives du GP

Généralités

Maintenir une conduite et une apparence professionnelles dans toutes les activités en contact avec les clients
Établir des rapports positifs avec les clients lorsque cela est possible
Fournir un niveau de service exceptionnel qui dépasse les attentes du client
Effectuer tous les travaux conformément aux politiques de sécurité de l’entreprise.
Respect de toutes les politiques de l’entreprise en milieu de travail
Effectuer toutes autres tâches qui pourraient être exigées

QUALIFICATIONS

Pour s’acquitter de ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’accomplir de manière satisfaisante chacune des tâches essentielles énumérées ci-dessus. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et des capacités requises. Les employés qui ne possèdent pas les exigences pour un emploi au moment de l’embauche doivent acquérir les compétences, les connaissances et les aptitudes requises dans un délai spécifié, tel qu’il a été convenu par écrit avec le gestionnaire et/ou le propriétaire de la franchise. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d’accomplir les fonctions essentielles.

Exigences en matière de caractéristiques et d’aptitudes

Capacité à coordonner efficacement avec le chef de projet et les parties prenantes impliquées dans les projets
Compétences efficaces en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral
Capacité à engager les clients et à fournir un excellent service
Compétences approfondies en matière de prise de décision
Très organisé, grand souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
Solide éthique de travail démontrée
Capacité avérée à établir et à maintenir de solides relations de travail
Flexible, adaptable et capable de travailler efficacement dans une variété de contextes
Agir avec honnêteté et intégrité, avec un désir sincère d’apporter une contribution précieuse à l’équipe.
Travaille bien de manière autonome et en équipe

Exigences en matière d’éducation

Études requises : Diplôme d’études secondaires

Autres études/certifications/formations souhaitées : n/a

Exigences en matière d’expérience de travail

Expérience de travail requise : Minimum d’un (1) an d’expérience dans un rôle de soutien de projet ou dans un rôle connexe. Une expérience en construction et/ou en restauration est préférable.

Expérience liée au poste requise : s.o.

Exigences techniques

Équipement : Matériel de bureau (photocopieurs, scanners, imprimantes, télécopieurs, etc.)

Logiciel : Connaissance et expérience de MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS Access

Autre : s.o.

Exigences physiques

Cette position nécessite un faible niveau d’effort physique. Une intensité modérée de l’effort sensoriel est requise.

Condition de travail

Le risque d’exposition à des conditions de travail défavorables est faible.

Le temps sera principalement passé dans un environnement de bureau pendant les heures normales de bureau. Il peut être nécessaire de travailler en dehors des heures normales pour s’occuper de questions importantes et/ou de travailler hors site à l’occasion.

Compensation: 19,00 $ - 21,00 $ de l’heure

En vous joignant à ServiceMaster Restore, vous ferez partie d’une entreprise chef de file de l’industrie qui est présente au Canada depuis plus de 65 ans et qui possède des emplacements d’un océan à l’autre. Notre réseau d’employés talentueux partage la vision de rétablir la tranquillité d’esprit et notre culture est celle de la diversité, où les personnes qui réussissent travaillent ensemble pour atteindre des objectifs communs.

Cette franchise est détenue et exploitée de manière indépendante par un franchisé. Votre candidature sera envoyée directement au franchisé, et toutes les décisions d’embauche seront prises par la direction de ce franchisé. Toutes les demandes de renseignements concernant l’emploi chez ce franchisé doivent être adressées directement à l’établissement franchisé, et non à The ServiceMaster Company, LLC.

(si vous avez déjà un CV sur Indeed)